こんにちは
管理職専門コーチのjuncoです。
会社の中で、上司やリーダー、管理職の立場で次のようなことに悩んだことはありませんか？
・部下が何を考えているかわからない
・部下や後輩が自発的に動いてくれない
・報告が遅いことが目立つ！
・部下や後輩のやる気がないように見える
・仕事量が少ないのに、残業ばかりしている
などなど、部下や社員、パートなどの方々を抱えているとよく出てくる悩みですよね。様々な悩みがあるのですが要するに何が問題かというと、上司や部下とのコミュニケーションが問題なのです。
今回の記事は、このようなお悩みを解決するために具体的なコミュニケーションの方法についてお伝えしていきます。
社内のコミュニケーションというと、よく部下と仕事についての話はしている、ちゃんとできている！と思いがちですが、実は、上司の方が問題の本質を捉えれていないことが多いのです。
例えば、
部下がここ最近仕事を片付けるスピードが遅く残業ばかりしていることが目立ってきたとします。この場合、仕事をもっと効率よくする方法を部下にアドバイスをしましたが、残業時間は変わらず、逆に部下がアドバイス通り動かないことにイライラ。
本当は、部下自身の家族の問題があって、それが気になって仕事が手についていないということなのに、そこを気づかずに仕事だけにフォーカスを当ててアドバイスしてしまうと逆効果になってしまう可能性があるんです。
コミュニケーションで大事なのは、仕事以外の悩みなどを丁寧に聞くことです。問題の本質を捉えない限り、問題は解決していきません。そこで、今回は仕事のコミュニケーション向上するための具体的な改善方法についてお伝えします。
仕事のコミュニケーション向上のために1on1をする
あなたは1on1という言葉を聞いたことがありますか？
最近結構使われている言葉でもあり、Yahooなどの大きな企業などでも取り入れている方法です。
1on1とは、具体的にお伝えすると、１対１の上司と部下での面談のことです。
面談の内容は、仕事や評価の話ではなくて、自由に話しをしていいよ。というものです。
1on1の目的は、仕事以外の話をする場をあえて設けて上司と部下との関係を良くすることです。会社に来れば、仕事を上司から与えられますので、仕事以外のプライベートな話を上司との面談でいきなりするのは、非常に難しいこともあり、１対１で話をするという形式だけに囚われて1on1をしてもうまくいかないケースが目立ちます。
また、回数が少ないからでは？と思い、週１回のところを、毎日やってみるというような形で1on1の回数を増やしたところでうまくいきません。
では、どのように職場でして行ったらいいのかといいますと、普段の職場の中で声をかけることから始めた方がいいです。
普段の仕事の中で、小さいことでもいいので部下と会話をするようにしましょう。ドラマやスポーツ、天気、食べ物、旅行など日常的な会話を普段からしておくことで、部下はこんなことを話してみようかなと思ったり、お互いを知るきっかけになります。
普段の仕事の中で、相手とコミュニケーションをとっておくことで、1on1をした場合、相手が思っていることを話しやすくなるのです。
「これを上司に話してもいいのかな？」という、相手が上司だからと遠慮がちになることが減っていきます。
ちょっと、私のクライアント様のお話をさせてください。
私のクライアント様の中で、後輩とうまくいかなかった方がいました。
新しく入った方で、初めての後輩の方で、仕事の話をするけど、反応がなくて仕事が進まない。
なんでこんなにやる気がないんだろ？と思っていた。質問などもしてこない。わかってるだろうと思っていた。全然関係のないことをする。「お昼何を食べる」「ドラマ見た？」など、普段から会話を心がけたところ、相手も話しかけてくれるようになってきました。仕事の時もここがわからないと質問してくるようになった！上手に聞くことができなかった。
後輩の方はやる気がないんじゃないんだけど、クライアント様が勝手に思っていた。
仕事もやる気がない訳ではなくて、戸惑っていることがあるだけだった。ということがわかって、質問の回数が増えたり、提案などをあげるようになり、後輩が仕事に前向きになってくれるようになったとのことでした。
このクライアント様のように、普段からの小さなコミュニケーションを取り入れることで、部下や後輩のやる気が向上するという結果を得られるようになります。
仕事以外のコミュニケーションをする
部下が働きたくなるコミュニケーションをするためには、挨拶はもちろんですが、ふとした雑談を普段から会話の中に取り入れるようにしましょう。
特に、本人が仕事につまづいている時こそ、仕事と関係ないところで声をかける方が、具体的な悩みなどを話しやすくなります。
こちらは私の体験談ですが、同僚が元気が無く落ち込んでいたので、気になって会話をすると、同僚の目が充血していることに気づきました。「最近、よく眠れていないの？」と聞いたところ、「子供の夜泣きが酷くて…」とのことでした。ですので、私は一日休みを取ってゆっくりしてみたら、と伝え、休みを取って休んでもらったことにしました。
そして、休みの間、同僚は家族でお昼寝をしたそうです。休み明けには元気になって戻ってきてくれました。そして、「普段から気にかけてくれてありがとう、安心して休みが取れて嬉しかった」と話をしていました。
この体験からも思うのですが、上司や部下、そして会社で働いている同僚が自分の不調に気づいてくれるとわかると安心して、休みも取れますし、ストレスが増えずに仕事ができるようになっていきます。ですので、仕事のことのみを話すコミュニケーションではなく、仕事以外の話をしながら相手と関わりを持っていくことが大切です。
相手への興味を持つこと
今日は服の雰囲気が違う、なんか元気がない、逆に今日は楽しそうだな、いいことあった？
ということを聞くことで、仕事以外の興味を知ることで、「そういえば、〇〇さんはすごく詳しかったよね」というように、話をすることができるようになります。
これが仕事に直結しているかというとそうではないのですが、相手の得意分野がわかることで、次の仕事をマネジメントするための判断材料になることもあります。
例えば、
副業でアフィリエイト（商品宣伝）などをしていた人がいたので、この人はパソコンに詳しく、文章を書くのが上手と思ったので、会社の広報的な仕事も向いているかもしれないと判断できます。
というように、普段から相手に対して興味を持つことによって、仕事が円滑に進むようになっていきます。
相談しやすさも大切
相談しにくいというのが問題です。
仕事のミスの報告、今やっている仕事にうまく進めていない、つまづいていないという時に、相談しやすかったら、もっと早く伝えてくれているのかなということです。
それは、普段からコミュニケーションをとることで、この人は何を話しても大丈夫、頼りになる。怒られる怖さよりも、ちょっとこれは先に相談しておこうと思ってもらえるようになります。
火種が小さいうちに対処ができるので、会社全体を巻き込むような大きなミスにつながらないようになります。
話しかけた時に、パソコン画面を見ながら話をされたりすると聞いてもらっているのかな…と思ってしまいますよね。こういう時は、「体を相手に向けて話を聞く」という姿勢をとることが大事です。
アイデアの出しやすさ
「改善案を提案してください」
「仕事の進め方を提案してください」
っていうのは、会社の会議で上司の方がよく行くことってありますよね。
ですが、
「こんなことを提案していいのかな？」
と、あなたは躊躇したことはありませんか？
そして、あなた提案に対して、毎回「それあかんわ！」と切り捨てられてしまっている場合は、「どうせいつも無理だから」「私の意見なんて取り上げてもらえないから」と思ってしまうと、提案しにくくなります。
この場合、
上司側からすると、その提案が無謀や無理だと思ったとしても、ちゃんと理由を説明するようにしましょう。
それは、上司と部下での視点が違うからです。
上司としては、会社のリスクや結果（会社の利益）、コストパフォーマンスなどの数字的分析を考慮します。
部下は、これだったらうまくいきそうとパッとひらめいたアイデアを勢いで提案をして来たりします。
上司も納得できる材料も欲しい！
それがないからと行って、頭ごなしにダメ！と言ってしまうより、
「今回のコレとコレに関しては、漏れているんじゃない？」
と提案に対して具体的なアドバイスを伝えてあげることが必要です。
「お前」はどうしてそんなことを言うんだ！
「お前」の提案は、夢物がたりだぞ！！
と言われたらどうでしょうか。あなたは提案をしたいと言う気持ちになりますか？
上司としては、部下に納得感を持たせることが大切です。
こういう問題があるよとか、具体的にわかることで、次回から考慮した提案になれば、また言ってみようかなという気持ちになります。
まとめ
いかがでしたか？
部下も上司も考え方はどっちがいいとか、悪いとかではありません。
まずは、上司の方から部下を知って行くことが大事になります。
その方法として
などがありますので、ぜひ、実践してみてくださいね。
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