部下を育成するコミュニケーションの取り方。重要なポイントをまとめました。

こんにちは

管理職専門コーチのjuncoです。

今日は、部下を育成するためのコミュニケーションのあり方についてお伝えします。

あなたは、このようなお悩みはありませんか？

などなど、職場で部下や後輩を育成する立場の方に、ぜひ読んで頂きたい内容になっています。育成するポイントは、相手との信頼関係です。

部下の育て方は、「上司の背中を見せたら部下は育つ」と思っている方も多いと思います。

また、自分自身も１対１で上司に直接指導を受けるなどをして育ててもらったという経験がなく、上司のやっていることを見たり、真似たり、聞いたりして、仕事を覚えたということから部下の育て方がわからない方も多いですよね。

ただ、仕事に意欲的で率先して動いてくれる部下ならいいのですが、全員が上司の背中をみて育つかというとそうではないですよね。

しっかりと丁寧に手をかけてあげないと部下が全く育たないわけではないのだけれど、手をかけてあげた方が早く部下は育ちます。そして、なんでもかんでも聞いてくる部下よりも、自発的に動く部下になってもらいたいですよね。そのために大切なポイントをいくつかお伝えします。

部下を育成するポイントは、質よりも量を重視したコミュニケーション

部下が自発的に動いてくれるような部下の育て方のポイントですが、それは、信頼関係の構築です。そして、信頼関係を作るためには質より量が重要です。

例えば、質を重要視して、いきなりプライベートな話をしたり、飲み会などを企画して打ち解けようとしてもうまくいきません。特に初対面の方には逆効果です。

そのためには、最初は意識的にこまめに話しかけましょう。

毎日の挨拶はもちろんですが、さらに一歩踏み込んで、「今日の調子はどう？」と聞いたり、休み明けは「休みの日はどんなことしてるの？」と聞いてみたり、もし部下が寝坊したら「どうしたの？」、「ちゃんと寝れたー？」と一言でいいので、入れることで信頼度は上がっていきます。

信頼度が上がってきたら、次は、仕事のコミュニケーションの「質」を高めていきましょう。

「仕事のコミュニケーション質」とは、プライベートな会話ではなくて、仕事に対してどう思っているかや、今の仕事をどう思っているか、そして、今後、どんなことをしたいか？

など、仕事に対しての将来的なビジョンを聞いてみることです。

ですが、この会話をする前に、ちゃんと信頼関係が構築していないとうまくいきません。部下と信頼関係ができていないのに、将来の話をすると、本音が言えず、建前だけの会話になってしまいます。

また、質よりも量だ！と思って、必要以上に会話をしつこくすることはNGです。会話のキャッチボールができないで、一方的にボールを当ててしまっては相手は逃げてしまいます。

そして、よくあるのがコーチングの研修を受けてきた上司が、いきなり質問ばかりしてくるケースですね。普段話していないのに、質問ばかりされると部下との距離が開いてしまう可能性があります。

大事なのは、普段からいかに相手と会話をしているかということですね。信頼関係が構築されて入れば、こちらから質問をしなくても、相手からの質問をしてくる回数が増えます。普段から会話をして入れば、話しかけやすい上司になりますので、何かを聞きたい時に選ばれやすくなるのです。

普段から、部下に声をかけるようにしてみてください。

部下の育成は、安心感を持ってもらうこと

自発的な部下になってもらうためには、あなた自身が頼れる上司になり、部下に安心感を持ってもらうことが大切です。

４月になると新入社員が入ってきますよね、そしてよくあることなのですが、「こんなこと話していいのかな？」「こんなことを聞いていいのかな？」っと新卒の人は思います。

例えば、社内でしか使われていない言葉は、ググっても出てこない言葉など、周りは当たり前に話しているのに、自分だけ知らない。「こういうことって聞いていいのかな？」と思うわけです。

普段話をしていない人に、いきなり聞くのは失礼だし、変なふうに思われたくないので聞くに聞けないということってありますよね。

それが、普段から会話をしていれば、「気になっていたんですけど、これってなんですか？」と聞きやすくなるのです。

ずっと、もじもじと仕事が進まないで、考え込んでいる部下よりも、聞いてすぐ解決できるなら聞いてもらった方がいいですよね。「あいつ何やってるんだよ」とイライラすることもありませんし、「どうしたらいいのかなぁ？」と部下も悩み続けることがないので、お互いにストレスなく仕事ができるようになります。

また、体調が悪いときなど、気軽に言える存在になることも大切です。部下が頑張り過ぎて、過労で倒れてしまったり、ストレスが溜まり過ぎて鬱病になってしまうというケースもあります。

ちょっと、調子悪いな、体調が悪いなと思った時に、「ちょっと調子悪いから帰っていいですか？」と、なかなか言いにくいですよね。「社会人だし、これくらい頑張らないと！」「上司が休んでいないから、休めない！」と真面目な部下ほど考えています。

こういう場合は、普段から「体調どう？」と上司が聞いていてくれれば、体調の面も話しやすくなるのです。そのためにも、部下に安心感を持ってもらえるように普段からコミュニケーションをとっていきましょう。

部下を育成のためには、ちょっとの時間も大切

今まで、コミュニケーションの大切さをお伝えしてきました。しかし、実際は仕事もしていますので、頻繁に１時間、２時間と話をするというわけにはいきませんよね。

コミュニケーションはちょっとの時間でも効果があります。２〜３分でもいいから声をかけることが大切です。

例えば、廊下や異動先で出会ったら、声をかける。相手が休憩しているタイミングで声をかける。また、普段は部署が違い電話をするくらいでも、直接会った時は声をかけるなど、ほんの数分でもいいので、コミュニケーションを取ろうとする意識が大事です。

部下を育成するには、相手に興味を持つこと

先ほど、ちょっとしたことでコミュニケーションを取りましょうとお伝えしましたが、そもそもなんて声をかけたらいいのかな？と思いますよね。

コミュニケーションするためにも、相手に興味を持つことが大切です。

例えば、

ネクタイが違っていたら、なんかあったのかな？と気になったら、「今日はいつもとネクタイ違うけどどうしたの？」と聞いてみたり、男性の部下の髪型が変わっていたら「髪切ったね、さっぱりしていいね」という感じで話したり、自分に興味を持ってくれているとわかるだけで、相手は嬉しい気持ちになります。

また、いつも来ている時間と違う時間に来ていたら、話かけてみるのもいいですね。

このように相手に興味を持って普段から見ていくと、相手の変化に敏感になります。そうすると、困った時にサポートできたり、相手の状態をみて指示を出せるようになります。

部下の育成で、相手の意見と違う時の対応の仕方

仕事をしていて部下や後輩の意見が、自分と違うということはありますよね。この場合は、部下や後輩の意見を途中で遮らずに最後まで聞きましょう。

途中で止めてしまうと、部下自身が思うように話せなくなってしまいます。そして、今後「話をしても途中でまた止められたらどうしよう」と思うようになったり、「私の意見は聞いてくれないんだ！」と思うようになってしまいます。

指示を出したのに、自分が思っているように動いてくれない部下もいますよね。

「通常の工程とは違う工程を部下がしてしまった」というケースがありました。

通常ですと、在庫の整理をするときに、在庫の量を確認してから、引き取り業者に来てもらう。という工程を、部下は在庫管理をせずに、引き取り業者に連絡してしまい、その結果量がわからず、業者さんに再度来てもらうことになったということです。

この場合、部下のミスを「何をやってるんだ！」と叱っても、また同じようなミスをする可能性があります。ではどんな対応をとったらいいのかと言いますと、部下がとった行動を上司であるあなたと二人で振り返る必要があります。

この話のケースでは、部下からすると、期日が決まっているので、早く片付けたいということでした。部下は、期日は守るもの！これは遅れてはいけないこと！という優先順位が期日になっているので、とにかく早く済ませておこうと思って、通常の工程とは別のことをしてしまった結果、ミスに繋がったのです。

このように、部下が何を優先して行動するのか？をあらかじめ上司であるあなたが知っていれば、事前に「今月の期日まで短いけど、別に過ぎても、来月に回せばいいから大丈夫」と伝えてあげれば、部下も通常通りの行動をとることになります。

部下にも様々なタイプがいます。ですので、もしミスをした時は、どうしてその行動をとったのか？をお互いに確認する必要があるのです。そして、部下の考える癖を掴んで、相手の行動の先を読んで伝えることが必要です。

部下の育成中にイライラしたら…

部下を育成していると、部下に対してイライラすることもあります。ですが、イライラしてもその感情を部下にぶつけたところで、解決しないケースは多いです。

怒りっぽい上司だ！、上司が怖い、上司は感情的なやつだ！というように思われて、仕事でコミュニケーションが上手に取れなくなってしまっては、仕事に問題が生じやすくまります。

大事なのは、「本当のイライラの原因は何か？」を探すことです。

例えば、部下のミスが続いて注意をしてもまたやってしまう。そのときに、本来ならば丁寧に対応していたところが、上司であるあなた自身の仕事が立て込んでいたり、休みを全くとっていなかったり、家庭内でのトラブルを抱えていたり、などなど別の大きな原因があって、それがたまたま部下のミスが続いたことで爆発してしまうということもあります。

イライラの元になることは仕事の中でもありますよね。自分の仕事の進みが悪くなっている。たまたま売上が下がって来ているのを見ていた。様々なところでイライラの元があります。

そのイライラした状態で、会議や部下とのミーティングなどをしたときに、感情が爆発するということもありますので、まずは本当のイライラの原因は何かを探してみてください。

そして、イライラしたら深呼吸をして落ち着いたり、話を聞いてくれる方に話をしたりして、対応しましょう。イライラをそのままぶつけてしまうと部下に嫌われてしまう原因になります。気持ちを上手にコントロールをしましょう。

部下を育成している時に「壁」を感じたら…

部下を育成しているときに、「壁がある」と感じてしまったらどのような対応をした方がいいのかをお伝えします。

例えば、部下が上司に対して壁を感じているとしたら、「上司に話しかけにくい」「相談しにくい」と普段から思っている可能性があります。この解決方法は、部下に対して、上司であるあなたから会話をすることです。仕事の調子はどう？体調はどう？と、気にかける言葉を使うことで、話しかけにくさはなくなります。また、部下に対する姿勢も大事になります。仕事中に、部下が話しかけて来たときに、パソコンを操作しながら、目だけを上げるよりも、パソコン操作をやめて、体を部下の方に向けて話を聞く姿勢を取ることです。相手の話を聞く姿勢にするだけでも、聞いてくれると部下は思うようになります。

今度は、逆の場合ですね、上司であるあなたが部下に壁を感じているケースです。話し方や服装、髪型など、プライベートだったら、関わりを持たないだろうなと思う人も部下になることがありますよね。この場合は、無意識に壁を感じるかもしれません。

ですが、外見や、態度を気にすることもありますが、まずは相手が何を普段から考えているのか？相手に興味を持って相手のことを知りにいくことが大事です。

仕事の進め方、仕事についてはもちろんですが、相手の好きなことはなんなのか？などを聞いてみることで、自分と共通点が見つかるかもしれません。

部下育成のコミュニケーションまとめ

いかがでしたか？

部下の育成には、質よりも量を重視したコミュニケーションが重要です。そして、部下に興味を持って、毎日少しでもいいので話しかけるようにしてください。

相手のやる気を引き出したり、気持ちのいいコミュニケーションが取れるにようになるには、コーチングのスキルが必要になります。

TCSでは、自宅にいながらコミュニケーションスキルを磨くことができます。トータル８時間の学習という短い時間で部下育成コミュニケーションの基礎が身につきます。

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2022.04.18